Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách tính doanh thu hàng ngày của nhân viên trong cửa hàng, dựa trên dữ liệu từ bảng tính Excel. Qua nghiên cứu này, bạn sẽ học được cách xác định doanh thu đáng tin cậy và chi tiết cho từng nhân viên, giúp cải thiện hiệu quả công việc cũng như tối ưu hóa nguồn lực trong quản lý doanh thu.
Với một số nhân viên làm việc trong cùng một cửa hàng, đảm bảo rằng dữ liệu doanh thu được ghi chép chính xác là vô cùng quan trọng. Sau mười ngày hoạt động, bạn đã nhận được báo cáo doanh thu bán hàng từ các nhân viên như sau:
Biểu đồ doanh thu nhân viên
Các chỉ số doanh thu cụ thể của từng nhân viên vào những ngày bắt đầu làm việc như sau:
- Nhân viên A bắt đầu vào ngày 02/08 với doanh thu = 68
- Nhân viên B bắt đầu vào ngày 04/08 với doanh thu = 66
- Nhân viên C bắt đầu vào ngày 03/08 với doanh thu = 49
Vấn đề đặt ra là làm thế nào để bạn có thể tự mình xác định doanh thu trong ngày đầu tiên của từng nhân viên? Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện điều này qua bài viết dưới đây.
1. Phân Tích Yêu Cầu
Để xác định ngày đầu tiên có dữ liệu phát sinh, chúng ta sẽ áp dụng một quy luật đơn giản:
- Đối với nhân viên A: Xét trong cột B, từ B2:B11, vị trí đầu tiên có dữ liệu là B3.
- Để tìm vị trí của một nội dung trong một mảng, chúng ta sẽ sử dụng hàm MATCH.
- Nội dung tìm kiếm của hàm MATCH chính là dữ liệu có giá trị không rỗng. Nói cách khác, hàm này giúp tìm giá trị TRUE với mảng B2:B11 không rỗng. Chúng ta cần xét từng ô trong mảng này.
- Hàm MATCH chỉ cho ra kết quả là thứ tự của ô kết quả trong mảng. Do đó, để lấy nội dung tại ô đó, chúng ta sẽ kết hợp thêm hàm INDEX.
2. Xây Dựng Công Thức
Từ phân tích ở trên, chúng ta cần sử dụng hàm INDEX và hàm MATCH. Thứ tự viết các hàm sẽ như sau:
Hàm MATCH sẽ viết trước:
Mặc dù đã có phần mềm, nhưng khả năng sử dụng Excel vẫn rất quan trọng trong việc tính toán. Bạn đã vững vàng với Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khóa học Excel:
Tìm giá trị TRUE với mảng B2:B11 không rỗng sẽ được thực hiện bằng cách xét từng giá trị ở mảng B2:B11. Nếu giá trị nào rỗng thì là FALSE, còn giá trị nào không rỗng thì là TRUE.
Trong mảng này, giá trị TRUE đầu tiên là ô F3, tương ứng với giá trị ở B3.
Hàm MATCH có thể viết như sau:
=MATCH(TRUE,B2:B11<>””,0)
Tuy nhiên, đây chưa phải là kết quả cuối cùng, ta còn 2 yêu cầu nữa:
- Kết hợp thêm hàm INDEX.
- Sử dụng công thức mảng vì B2:B11<>”” là mảng. Để sử dụng được nội dung này trong hàm MATCH thì phải sử dụng cách nhập công thức mảng (Kết thúc công thức bằng phím Ctrl+Shift+Enter).
Kết hợp hàm INDEX
Để lấy được nội dung ở ô B3 (kết quả lấy được ở hàm Match), chúng ta sẽ kết hợp thêm hàm INDEX như sau:
=INDEX(B2:B11,MATCH(TRUE,B2:B11<>””,0))
Khi đó kết quả xác định như sau:
- Hàm MATCH sẽ cho ra kết quả là 2 (tương ứng vị trí thứ hai, tính từ ô B2, là ô B3). Hàm Match chỉ giúp xác định vị trí thứ mấy trong mảng này.
- Trong vùng B2:B11 thì vị trí thứ hai sẽ là ô B3. Khi đó hàm Index sẽ cho ra kết quả là giá trị tại ô B3.
Kết thúc hàm INDEX+MATCH chúng ta sẽ sử dụng công thức mảng: bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter.
Hãy xem kết quả khi có sử dụng công thức mảng (ô B13) và không sử dụng công thức mảng (ô B14):
Kết quả doanh thu
Ô B13 ra kết quả là 68, chính là giá trị tại ô B3.
Ô B14 không ra kết quả, báo lỗi. Bởi vì hàm MATCH có sử dụng mảng nhưng không thực hiện tính theo công thức mảng mà tính bình thường.
Áp dụng tương tự cho nhân viên B và nhân viên C, chúng ta có kết quả như sau:
Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online!