Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu khái niệm “Đồ thị dự kiến” và “Đồ thị thực tế” trong Excel, cũng như cách trình bày những thông tin này một cách hiệu quả thông qua biểu đồ. Việc sử dụng biểu đồ không chỉ giúp hình dung dữ liệu dễ dàng hơn mà còn hỗ trợ việc phân tích và báo cáo kết quả một cách rõ ràng. Chúng ta sẽ đi qua từng bước cụ thể để tạo ra những biểu đồ đẹp mắt và chính xác nhất.
Bước 1: Chuẩn Bị Dữ Liệu
Trước tiên, bạn cần sắp xếp dữ liệu thành bảng với các cột cần thiết. Dữ liệu này có thể chứa các thông tin như doanh thu dự kiến và doanh thu thực tế cho các kỳ khác nhau.
Bước 2: Tạo Biểu Đồ
Sau khi đã có dữ liệu, bạn hãy thực hiện các bước sau:
- Chọn vùng dữ liệu: Bôi đen các ô từ A2 đến C6 (bao gồm cả tiêu đề).
- Chọn biểu đồ: Vào menu “Insert,” sau đó chọn loại biểu đồ “Bar Chart” và sẽ thấy các tùy chọn cho biểu đồ dạng cột 2D.
Bước 3: Tùy Chỉnh Biểu Đồ
Để biểu đồ ngày càng rõ ràng hơn, bạn nên loại bỏ các đường lưới không cần thiết trong biểu đồ:
- Click chuột phải vào biểu đồ và chọn “Format Data Series.”
- Chọn tùy chọn để xóa bớt các đường lưới.
Bước 4: Cấu Hình Trục Phụ
Để so sánh dữ liệu dự kiến và thực tế được rõ ràng, hãy cấu hình trục phụ:
- Chọn dữ liệu: Click chuột phải vào “Plan” và chọn “Format Data Series.”
- Cấu hình trục phụ: Trong phần “Series Options,” chọn “Secondary Axis.”
Bước 5: Tùy Chỉnh Chiều Rộng của Các Cột Biểu Đồ
Thay đổi chiều rộng các cột biểu đồ để dễ nhìn hơn:
- Chọn hàng dọc thực tế “Actual”: Click chuột phải và chọn “Format Data Series.”
- Điều chỉnh Gap Width: Thiết lập giá trị khoảng cách để tạo sự phân biệt rõ ràng.
Bước 6: Kéo Dài Phần Biểu Đồ
Để cải thiện trình bày, bạn có thể kéo dài các cột biểu đồ:
- Chọn hàng dọc dự kiến “Plan”: Click chuột phải và chọn “Format Data Series.”
- Điều chỉnh Gap Width: Đặt chiều rộng mới cho hàng dọc theo số liệu thích hợp.
Bước 7: Chỉnh Sửa Bố Cục Biểu Đồ
Cuối cùng, điều chỉnh bố cục của biểu đồ để tạo sự rõ ràng:
- Xóa những phần không cần thiết. Hãy chăm sóc bố cục, biến biểu đồ thành một công cụ trình bày hiệu quả cho bạn.
Dưới đây là thành quả sau khi hoàn thành các bước trên:
Phân Tích Biểu Đồ
Nhìn vào biểu đồ, ta có thể thấy màu cam thể hiện “Đồ thị dự kiến” và màu xám biểu thị “Đồ thị thực tế”. Nếu chúng ta xem cột Q116 (Quý 1 năm 2016), có thể kết luận doanh thu thực tế chưa đạt được mức dự kiến. Ngược lại, ở cột Q416 (Quý 4 năm 2016), doanh thu thực tế đã vượt qua dự kiến.
Thông qua các bước trên, bạn có thể tạo ra biểu đồ giúp việc phân tích dữ liệu trở nên trực quan và sinh động hơn. Hãy tham khảo thêm thông tin chi tiết về Excel tại loigiaihay.edu.vn để trau dồi thêm kỹ năng của mình!