Trong bài viết này, “loigiaihay.edu.vn” sẽ giúp bạn tìm hiểu cách thao tác với hàng và cột hiệu quả – một kỹ năng rất cần thiết trong quá trình sử dụng Excel, đặc biệt là trong các bài thi chứng chỉ MOS Excel. Bằng cách nắm vững các thao tác này, báo cáo của bạn sẽ trở nên gọn gàng và khoa học hơn.
Các thao tác với hàng và cột
Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột
Việc điều chỉnh kích thước hàng và cột là rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
- Sử dụng thao tác kéo thả tại lề của tiêu đề cột hoặc tiêu đề hàng để thay đổi kích cỡ cột/hàng tương ứng.
Kéo thả hàng cột - Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format. Nhấn vào Row Height… để thay đổi độ rộng dòng hoặc Column Width… với độ rộng cột.
Kéo thả hàng cột
- Bạn có thể áp dụng với 1 cột/hàng hoặc nhóm cột/hàng.
- Để thay đổi nhanh kích thước cột hoặc hàng với dữ liệu (AutoFit), chỉ cần nhấp đúp vào lề bên phải cột hoặc lề dưới hàng.
- Tương tự vào Format trong nhóm Cells, thẻ Home. Chọn AutoFit Row Height hoặc AutoFit Column Width.
- Khi nhấn ô để thực hiện thao tác AutoFit, cột hoặc hàng sẽ tự động căn chỉnh kích thước với ô đó.
- Khi nhấn cột hoặc hàng để thực hiện thao tác AutoFit, cột hoặc hàng sẽ tự động căn chỉnh kích thước với ô dữ liệu có số lượng ký tự lớn nhất.
Ẩn hoặc hiện hàng và cột
Đối với những ô chứa dữ liệu không nhất thiết phải xuất hiện trong báo cáo, một thao tác đơn giản là hãy ẩn chúng đi.
Để ẩn hàng hoặc cột:
Cách 1: Bôi đen tiêu đề hàng/cột muốn ẩn, sau đó chọn Hide.
Cách 2: Chọn Format tại nhóm Cells, thẻ Home. Sau đó chọn Hide Rows để ẩn hàng, Hide Columns để ẩn cột.
Ẩn cột
Để hiện lại hàng hoặc cột:
Cách 1: Chọn cột hoặc hàng bị ẩn bằng cách kéo thả con trỏ chuột lên cả hai phía của cột/hàng bị ẩn. Sau đó click chuột phải và chọn Unhide.
Hiện lại hàng cột
Cách 2: Chọn cột hoặc hàng bị ẩn. Sau đó trong danh sách drop-down của Format tại thẻ Home, nhóm Cells, chọn Unhide Columns để hiện cột, Unhide Rows để hiện hàng.
Hiện cột
Để hiện một trong nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:
Tại Namebox gõ tên một ô bất kỳ thuộc hàng/cột đó, ấn Enter.
Trong thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format. Sau đó chọn Unhide Rows hoặc Unhide Columns tương ứng.
Hiện hàng
Nén dữ liệu với Wrap Text và Shrink to Fit
Ngoài thao tác kéo thả để điều chỉnh hàng và cột, người sử dụng hoàn toàn có thể điều chỉnh ngược lại với 2 chức năng:
Wrap Text
Chức năng này cho phép ngắt dòng, hiển thị đoạn văn bản trong nhiều dòng ngắn để nó không bị tràn sang ô khác.
Cách sử dụng:
Chọn vùng muốn ngắt dòng, sau đó chọn Wrap Text trong nhóm Alignment tại thẻ Home, hoặc từ hộp thoại Format Cells.
Xem thêm: Sử dụng Wrap Text
Shrink to Fit
Sử dụng chức năng này sẽ ép dữ liệu trong 1 ô bằng cách thay đổi kích cỡ chữ nhằm giúp dữ liệu không bị tràn ra ô.
Cách sử dụng:
Chọn vùng muốn ép, sau đó trong hộp thoại Format Cells chọn Shrink to fit.
Wrap Text và Shrink to Fit có thể sử dụng cùng một dữ liệu – Lưu ý: Wrap Text và Shrink to Fit không thể sử dụng đồng thời trên một vùng dữ liệu.
Chúc các bạn học tốt cùng “loigiaihay.edu.vn”. Và đừng quên theo dõi bài học tiếp theo về một chức năng không kém phần thú vị và có ứng dụng nhiều đối với ô dữ liệu: Chức năng Merge Cells.