Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thao tác với các hàm trong Microsoft Excel, giúp bạn sử dụng công cụ này hiệu quả hơn trong công việc học tập và phân tích dữ liệu.
Hàm là một công thức xác định trước, cho phép thực hiện các phép tính thông qua việc sử dụng các giá trị cụ thể. Excel cung cấp nhiều hàm để bạn có thể nhanh chóng tính toán tổng, trung bình, đếm số lần xuất hiện, giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong một dãy ô. Để sử dụng hàm một cách chính xác, bạn cần hiểu các thành phần khác nhau của một hàm và cách tạo ra lệnh để tính giá trị.
Cấu trúc một hàm trong Excel
Như khi nhập công thức số học, thứ tự bạn nhập một hàm vào ô rất quan trọng. Mỗi hàm sẽ có một thứ tự cụ thể mà bạn cần tuân theo để hàm thực hiện phép tính một cách chính xác. Cú pháp cơ bản để tạo ra một công thức với một hàm là chèn dấu “=”, theo sau là tên hàm (ví dụ, AVERAGE để tính giá trị trung bình), và sau đó là lệnh. Các lệnh này bao gồm thông tin mà bạn muốn công thức tính toán, có thể là một loạt tham chiếu ô.
Cách thao tác với lệnh
Các lệnh có thể tham chiếu tới cả ô đơn lẻ và dãy ô và phải nằm trong dấu ngoặc đơn. Bạn có thể thêm một hoặc nhiều lệnh, tùy thuộc vào cú pháp được yêu cầu cho hàm.
Ví dụ, hàm =AVERAGE(B1:B9) sẽ tính giá trị trung bình của các giá trị trong dãy ô B1:B9. Hàm này chỉ chứa một lệnh.
Ví dụ về lệnh trong Excel
Nhiều lệnh phải được ngăn cách bằng dấu phẩy. Ví dụ, hàm =SUM(A1:A3, C1:C2, E1) sẽ cộng các giá trị của tất cả các ô trong ba lệnh.
Tạo hàm trong Excel
Trang tính Google cung cấp nhiều chức năng sẵn có. Dưới đây là một vài trong những hàm phổ biến nhất mà bạn sẽ sử dụng:
- SUM: Hàm này giúp cộng tất cả các giá trị trong ô trong lệnh.
- AVERAGE: Hàm này xác định giá trị trung bình của các giá trị được thêm vào lệnh, bằng cách tính tổng các ô rồi chia cho số ô.
- COUNT: Hàm này giúp đếm số ô có dữ liệu số trong lệnh. Chức năng này rất hữu ích trong việc nhanh chóng đếm các mục trong một dãy ô.
- MAX: Hàm này giúp xác định giá trị ô cao nhất có trong lệnh.
- MIN: Hàm này giúp xác định giá trị ô thấp nhất có trong lệnh.
Để tạo hàm bằng nút Function:
Nút Function cho phép bạn tự động trả lại kết quả cho một dãy ô. Kết quả sẽ hiển thị trong ô nằm bên dưới dãy ô.
- Chọn dãy ô mà bạn muốn thêm vào lệnh. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn dãy ô D3:D12.
Chọn dãy ô để tính toán
- Nhập vào nút Function, sau đó chọn hàm mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn hàm SUM.
- Trong ô ngay dưới các ô đã chọn, hàm sẽ xuất hiện.
Chọn hàm trong Excel
- Nhấn phím Enter trên bàn phím. Hàm sẽ được tính toán, và kết quả sẽ hiển thị trong ô. Trong ví dụ này, tổng của D3:D12 là $765.29.
Để tạo hàm bằng cách thủ công:
Nếu bạn đã biết tên hàm, bạn có thể dễ dàng tự nhập nó. Trong ví dụ dưới đây, đó là số lượng bánh quy bán được, chúng ta sẽ sử dụng hàm AVERAGE để tính trung bình cộng số đơn vị bán được bởi mỗi nhóm.
- Chọn ô nơi câu trả lời sẽ xuất hiện. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn C10.
Chọn ô để nhập hàm
- Gõ dấu “=”, sau đó nhập tên hàm mong muốn. Bạn cũng có thể chọn hàm mong muốn từ danh sách hàm gợi ý hiển thị bên dưới ô khi bạn nhập. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ nhập = AVERAGE.
- Khi nhập hàm theo cách thủ công, trang tính Google sẽ hiển thị bộ liệt kê các lệnh nhất định mà hàm cần. Danh sách này xuất hiện khi dấu ngoặc đơn đầu tiên được nhập vào.
Nhập hàm trong Excel
- Nhập dãy ô vào lệnh trong dấu ngoặc đơn. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ nhập (C3:C9). Công thức này sẽ thêm các giá trị trong dãy ô C3:C9, rồi chia cho số giá trị có trong dãy ô đó.
- Nhấn phím Enter trên bàn phím, và câu trả lời sẽ xuất hiện.
Ví dụ về hàm nhập trong Excel
- Không phải lúc nào trang tính Google cũng sẽ thông báo liệu hàm của bạn có lỗi hay không, do đó, bạn cần kiểm tra tất cả các hàm của mình.
Danh sách các hàm trong Excel
Nếu bạn có kinh nghiệm sử dụng bảng tính và muốn sử dụng trang tính Google để thực hiện các phép tính nâng cao, bạn có thể tìm hiểu danh sách các hàm của trang tính Google. Đây là một tham khảo hữu ích với hàng trăm hàm tài chính, thống kê và phân tích dữ liệu.
- Nếu bạn đã quen thuộc với các hàm được tìm thấy trong Thư viện Chức năng của Microsoft Excel, bạn sẽ thấy rằng danh sách các hàm của trang tính Google có nhiều chức năng giống nhau.
Để truy cập danh sách các hàm:
Nhập vào nút Function và chọn More functions … từ menu thả xuống. Danh sách hàm của trang tính Google sẽ xuất hiện trong tab trình duyệt mới.
Truy cập danh sách hàm trong Excel
- Nếu bạn cảm thấy thoải mái với các chức năng cơ bản, bạn có thể thử một hàm nâng cao hơn như hàm VLOOKUP.
Thử thách!
- Mở tệp ví dụ. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập vào Google, sau đó nhập vào File > Make a copy.
- Hãy chọn trang tính Challenge.
- Sửa công thức trong ô C10 để nó tính giá trị trung bình số đơn vị bán ra bởi tất cả các nhóm.
- Trong ô C11, hãy viết một hàm giúp tìm tổng số đơn vị bán ra bởi tất cả các nhóm.
- Trong ô C12, hãy viết một hàm giúp tính số đơn vị bán ra lớn nhất được bán ra bởi một nhóm.
- Khi hoàn tất, bảng tính của bạn sẽ trông giống như sau:
Xin cảm ơn và hẹn gặp lại!