Khi làm việc với phần mềm Excel, việc hiểu và vận dụng thành thạo các tính năng liên quan đến trang tính và các công thức tính toán là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, trong các kỳ thi chứng chỉ Microsoft Office Specialist (MOS), kỹ năng điều chỉnh và thiết lập thông tin là điều cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý thiết lập cơ bản qua hộp thoại Excel Options.
Hộp thoại Excel Options
Từ chế độ xem Backstage, hộp thoại Excel Options hiện lên khi bạn nhấp vào tùy chọn Options. Trong hộp thoại này, các chức năng được chia thành mười nhóm chính:
1. General – Cung cấp các thiết lập chung, như hiển thị công cụ Mini, thay đổi giao diện màu sắc và nhiều lựa chọn khác.
2. Formulas – Cung cấp các chức năng tính toán trong công thức, quản lý việc thực thi và kiểm tra lỗi.
3. Proofing – Thiết lập chính sửa và định dạng văn bản.
4. Save – Tùy chỉnh lưu trữ dữ liệu trong sổ tính.
5. Language – Thiết lập ngôn ngữ giao diện làm việc.
Hộp thoại Excel Options
6. Advanced – Tùy chỉnh các thiết lập nâng cao như chế độ chỉnh sửa, in ấn, chất lượng đồ họa, hiển thị và biểu đồ.
7. Customize Ribbon – Tùy chỉnh thanh Ribbon theo cách bạn muốn.
8. Quick Access Toolbar – Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh để dễ dàng sử dụng các chức năng thường xuyên.
9. Add-Ins – Quản lý các chương trình và phần mềm hỗ trợ trong Excel.
10. Trust Center – Cung cấp thông tin bảo mật, thiết lập an toàn cho tài liệu của bạn.
Tùy chỉnh thanh Ribbon
Thanh Ribbon là nơi chứa các lệnh làm việc với Excel. Tùy chỉnh thanh Ribbon sẽ giúp bạn thêm bớt các thẻ cũng như các nhóm lệnh trong sổ tính, giúp bạn hiển thị được dễ dàng và tiện lợi hơn.
Để thu nhỏ thanh Ribbon:
- Ở bên phải thanh Ribbon, bạn chỉ cần nhấp vào nút thu nhỏ thanh Ribbon.
Để hiển thị lại thanh Ribbon:
- Tại bên phải thanh Ribbon, nhấp vào nút hiển thị thanh Ribbon đã bị thu nhỏ.
Để ẩn một tab trong Ribbon:
- Mở chức năng Customize Ribbon trong hộp thoại Excel Options. Tại danh sách Customize the Ribbon, chọn danh sách chứa tab muốn ẩn.
- Nhấp vào ô vuông trước tab mà bạn muốn ẩn.
Để xóa một nhóm lệnh trong một tab:
- Mở chức năng Customize Ribbon trong hộp thoại Excel Options, tại danh sách Customize the Ribbon, chọn danh sách chứa tab muốn thay đổi.
- Trong danh sách các tab, mở rộng một tab bằng cách nhấn vào ô chứa dấu cộng bên trái.
- Chọn nhóm muốn xóa khỏi tab rồi nhấn Remove.
Để tạo một nhóm mới:
- Trong danh sách Customize the Ribbon, chọn tab muốn thêm nhóm mới vào.
- Nhấn New Group.
- Đổi tên bằng cách nhấn Rename.
Để thêm/xóa lệnh vào trong nhóm:
- Trong danh sách Customize the Ribbon, chọn nhóm muốn chỉnh sửa.
- Trong danh sách Choose commands from, chọn danh sách nhóm có chứa lệnh muốn thêm vào.
- Nhấp vào lệnh muốn thêm, sau đó nhấn Add.
- Để xóa lệnh, chọn lệnh sau đó nhấn OK.
Để tạo một tab mới:
- Trong danh sách Customize the Ribbon, nhấn New Tab.
- Đổi tên cho Tab mới bằng cách nhấn Rename.
Để thiết lập lại một tab về mặc định:
- Trong danh sách Reset của Customize Ribbon, nhấn Reset only selected Ribbon Tab.
Để thiết lập lại toàn bộ thanh Ribbon về mặc định:
- Trong danh sách Reset của Customize Ribbon, nhấn Reset all customizations.
Làm việc với Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là nơi hiển thị những công cụ hay được sử dụng nhất trong Excel. Trong bài thi MOS, việc tùy chỉnh thanh Quick Access không chỉ là yêu cầu mà còn là cách hữu ích giúp các thao tác với sổ tính trở nên thuận lợi hơn.
Để tùy chỉnh giao diện Quick Access Toolbar:
- Hiện hộp thoại Excel Options.
- Từ danh sách Choose Commands from trong chức năng Quick Access Toolbar, chọn nhóm lệnh để thêm vào.
- Nhấn lệnh mong muốn rồi nhấn Add.
Để thay đổi vị trí Quick Access Toolbar:
- Hiện hộp thoại Excel Options.
- Chọn Quick Access Toolbar.
- Nhấn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon để đặt Quick Access Toolbar phía dưới thanh Ribbon.
Hoặc trên thanh Quick Access, bạn nhấp vào tên Drop-down, chọn Show below the Ribbon.
Để thêm một nhóm vào Quick Access Toolbar:
- Tại nhóm muốn thêm, nhấp chuột phải vào tên nhóm rồi chọn Add to Quick Access Toolbar.
Quick Access Toolbar dưới thanh Ribbon
Chúc các bạn học tốt, và đừng quên rằng Backstage View còn hiển thị những chức năng mà bạn sẽ cần được Hocexcel.Online liệt kê trong bài viết tiếp theo: Hướng dẫn quản lý thông tin cơ bản của sổ tính trên tùy chọn Info.