Trên con đường chinh phục kỹ năng sử dụng Excel, một trong những công cụ hữu ích mà bạn không thể bỏ qua chính là tính năng Autofill. Tính năng này cho phép bạn tự động điền dữ liệu vào các ô, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng Autofill để điền chuỗi số, ngày tháng và thậm chí là danh sách tùy chọn trong Excel 2010, 2013 và 2016.
Sử Dụng Tính Năng Autofill Để Tự Động Điền Dữ Liệu
Tính năng Autofill trong Excel cực kỳ đơn giản và tiện lợi. Bạn chỉ cần xác định ô hoặc dải ô mà mình muốn tự động điền dữ liệu, sau đó nhấp vào hình vuông nhỏ ở góc phải dưới ô đó (hay còn gọi là fill handle). Bạn sẽ thấy con trỏ chuột biến thành dấu cộng (+). Khi đó, hãy kéo chuột theo chiều dọc hoặc chiều ngang để điền dữ liệu mà bạn muốn.
Hình minh họa fill handle trong Excel
Khi bạn kéo thành công, các ô sẽ được điền theo mẫu mà bạn đã thiết lập ban đầu. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.
Hình minh họa kết quả tự động điền dữ liệu
Cách Tự Động Điền Số Thứ Tự
Một trong những câu hỏi phổ biến là: Làm thế nào để tự động điền số trong Excel? Bạn chỉ cần nhập hai số đầu vào ô mà bạn muốn bắt đầu, sau đó kéo fill handle xuống hoặc sang các ô khác. Excel sẽ tự động nhận diện mẫu và tiếp tục điền những giá trị tiếp theo.
Hình minh họa tự động điền số thứ tự trong Excel
Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một chuỗi số cách nhau 5 (ví dụ 1, 6, 11), bạn chỉ cần nhập hai số đầu vào, kéo chuột và Excel sẽ tự động hoàn thành chuỗi còn lại.
Tạo Danh Sách Tùy Chọn Với Autofill
Autofill không chỉ giới hạn ở việc điền số hay ngày tháng. Bạn cũng có thể tạo danh sách tùy chọn. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Nhập các giá trị bạn muốn tạo thành danh sách vào một cột hoặc hàng trong bảng tính.
- Chọn dải ô chứa các giá trị đó.
- Truy cập vào phần File > Options (Excel 2007 và mới hơn), trong phần Advanced tìm Edit Custom Lists….
- Trong hộp thoại hiện lên, bạn có thể nhập hoặc sao chép dải ô vừa chọn vào ô Import list from cells….
Hình minh họa nhập danh sách tùy chọn
Khi bạn cần tự động điền một trong các giá trị từ danh sách tùy chọn này, chỉ cần nhập tiêu đề và kéo fill handle để Excel tự động hoàn thành cho bạn.
Sử Dụng Autofill Để Nhập Lại Chuỗi Dữ Liệu
Ngoài việc điền số và danh sách, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Autofill để nhập lại các giá trị như “YES”, “NO”, “TRUE”, “FALSE”. Bạn chỉ cần nhập một hoặc hai giá trị cần lặp lại, kéo chuột để điền các ô còn lại.
Hình minh họa nhập lại chuỗi dữ liệu
Autofill Theo Chiều Dọc và Chiều Ngang
Autofill đa năng có thể được sử dụng để điền dữ liệu trong cả chiều dọc và chiều ngang. Bạn chỉ cần xác định ô chứa dữ liệu và kéo theo chiều bạn mong muốn.
Hình minh họa Autofill theo chiều ngang và chiều dọc
Autofill Nhiều Hàng và Cột
Nếu bạn muốn điền dữ liệu vào nhiều hàng và cột, hãy chọn hai hoặc ba ô tiêu biểu và kéo fill handle. Excel sẽ tự động điền tất cả các ô còn lại trong dải ô đó.
Hình minh họa Autofill nhiều hàng và cột
Chèn Ô Trống Khi Điền Chuỗi
Bạn cũng có thể tạo một chuỗi dữ liệu có chứa ô trống. Chỉ cần nhập giá trị và để lại ô trống ở vị trí mong muốn, Excel sẽ hiểu và tự động điền cho bạn.
Hình minh họa tạo chuỗi có ô trống
Sử Dụng Danh Sách Autofill Options Để Tuỳ Chỉnh Dữ Liệu
Excel cũng cung cấp các tùy chọn Autofill để bạn có thể điều chỉnh và tuỳ biến kết quả hơn. Sau khi bạn kéo fill handle, một danh sách với các tùy chọn sẽ xuất hiện, bao gồm:
- Copy Cells: Sao chép các ô giống nhau.
- Fill Series: Điền các giá trị khác nhau.
- Fill Formatting Only: Chỉ sao chép định dạng.
- Fill Without Formatting: Chỉ sao chép giá trị.
- Fill Days/Weekdays/Months/Years: Tự động điền ngày, tháng, năm.
Hình minh họa tùy chọn Autofill
Cách Tự Động Điền Công Thức Trong Excel
Tính năng Autofill còn cho phép bạn tự động điền công thức vào các ô trong cùng một cột hoặc hàng. Đây là một cách tuyệt vời để sao chép các công thức mà không phải nhập lại từng công thức vào từng ô.
Kết Luận
Tính năng Autofill trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tự động điền dữ liệu nhanh chóng, từ số thứ tự đơn giản đến các danh sách phức tạp. Việc nắm vững các phương pháp sử dụng Autofill sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc khi sử dụng Excel. Hãy thử nghiệm với những mẹo và thủ thuật này để cải thiện kỹ năng của mình!
Để tìm hiểu thêm về các tính năng và thủ thuật Excel, vui lòng truy cập loigiaihay.edu.vn và khám phá những bài viết thú vị khác!