Trong công việc hành chính văn phòng, quản lý công văn đến là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Việc xây dựng một quy trình quản lý rõ ràng và chính xác không chỉ giúp đảm bảo tính trật tự trong công việc mà còn tối ưu hóa thời gian xử lý văn bản và công văn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình quản lý công văn đến bằng cách sử dụng Excel, nhằm nâng cao hiệu quả công việc văn phòng.
1. Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến
Để dễ dàng hình dung và theo dõi quy trình quản lý công văn đến, dưới đây là sơ đồ tổng quát về các bước trong quy trình:
Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến
2. Mô tả quy trình theo sơ đồ
a. Khi nhận được 1 công văn đến
Khi bộ phận hành chính nhận được một công văn mới, đầu tiên cần phải ghi nhận thông tin vào Sổ công văn đến (tình trạng chưa xử lý). Những thông tin cần xác định bao gồm:
- Ngày nhận
- Loại văn bản, số văn bản, ngày ký văn bản
- Nơi gửi, người ký
- Nội dung chính của văn bản
- Công việc cần làm, bộ phận cần xử lý
b. Khi giao văn bản cho bộ phận xử lý và chờ kết quả
Sau khi đã vào sổ quản lý công văn đến, bộ phận văn thư hành chính sẽ giao văn bản cho bộ phận có liên quan để xử lý (tình trạng đang xử lý). Tại đây cần chú ý tới thời gian xử lý văn bản theo tiêu chuẩn với mỗi loại văn bản để có thể theo dõi khi nào văn bản hết thời hạn xử lý. Điều này sẽ giúp đánh giá, theo dõi mức độ xử lý của bộ phận có liên quan, đảm bảo được quy định về thời gian xử lý văn bản đến.
c. Khi bộ phận xử lý thực hiện xong
Trong thời gian xử lý, khi có kết quả, bộ phận xử lý sẽ thông báo kết quả và gửi tới bộ phận hành chính, văn thư để theo dõi, thông báo hoặc lưu trữ (tùy theo nội dung công việc). Kết quả xử lý bao gồm 03 loại:
- Hoàn thành: nội dung được xử lý 100% và không phát sinh thêm nội dung gì.
- Cần bổ sung: cần làm rõ thêm thông tin. Khi đó cần ban hành thêm các công văn, văn bản đề nghị bổ sung, làm rõ thông tin.
- Quá hạn: Quá thời hạn mà chưa xử lý xong. Khi đó cần kiểm tra lại bộ phận chịu trách nhiệm xử lý văn bản đó.
3. Cách vẽ sơ đồ quản lý công văn đến trên Excel
Để tạo khung hình chữ nhật, chúng ta vào tab Insert rồi chọn Shapes. Trong mục Shapes chọn hình chữ nhật.
Hướng dẫn vẽ sơ đồ quy trình quản lý công văn đến
Ở đây chúng ta cần có từ 6 – 8 hình chữ nhật. Sau đó bố trí các hình này vào vị trí tương ứng.
(Để thao tác nhanh hơn thì chỉ cần vẽ 1 hình sau đó copy hình đó ra)
Để nhập chữ vào trong hình chữ nhật: click chuột phải vào hình rồi chọn Edit Text.
Để vẽ mũi tên: Insert > Shapes > chọn hình mũi tên.
Có nhiều loại mũi tên để bạn chọn, trong đó có 2 loại là mũi tên thẳng và mũi tên gấp khúc.
- Mũi tên thẳng từ trái qua phải: thể hiện mối quan hệ trực tiếp.
- Mũi tên gấp khúc từ phải qua trái: Thể hiện mối quan hệ diễn biến, kết quả.
Tùy theo cách trình bày và sắp xếp là chúng ta có thể tạo ra được sơ đồ theo ý muốn.
Kết luận
Quy trình quản lý công văn đến là một phần không thể thiếu trong công tác hành chính văn phòng. Bằng cách sử dụng Excel để quản lý quy trình này, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tình trạng công văn, rút ngắn thời gian xử lý và gia tăng hiệu quả công việc.
Để hiểu rõ hơn về cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình quản lý công văn, giấy tờ trên Excel như thế nào, bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z dưới đây. Ngoài ra, khóa học còn cung cấp cho bạn rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành chính nhân sự. Chi tiết xem tại: