Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm bảng đồ nhiệt trong Excel và cách thực hiện từng bước để tạo lập bảng đồ nhiệt một cách chi tiết và hiệu quả. Bảng đồ nhiệt là công cụ hữu ích để trực quan hóa dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng nhận thấy xu hướng và điểm nổi bật trong dữ liệu thông qua màu sắc.
Bảng đồ nhiệt minh họa
Khái niệm bảng đồ nhiệt
Theo định nghĩa của Wikipedia, bảng đồ nhiệt là một dạng biểu đồ minh họa số liệu, trong đó từng giá trị đại lượng được biểu thị bằng một loại màu sắc khác nhau. Nói cách khác, đây là một dạng biểu đồ phân tích số liệu có sự trợ giúp của màu sắc và các tiêu chí điều kiện ràng buộc.
Trước khi bắt đầu xây dựng biểu đồ này, bạn cần phải nắm vững một số kiến thức liên quan đến việc căn chỉnh chiều rộng của cột/hàng, định dạng biểu đồ cơ bản, cách sắp xếp số liệu theo bảng, định dạng có điều kiện và cách sử dụng. Ngoài ra, nếu như số liệu được sắp xếp không theo thứ tự cụ thể thì bạn cần phải nắm được các công thức quy định ký tự chữ trong Excel.
Hướng dẫn chi tiết cách lập biểu đồ:
Trong ví dụ này, ta sẽ sử dụng số liệu về chi phí hoạt động kinh doanh của ngành bán lẻ ở Mỹ và nhiệm vụ của chúng ta là xác định những đặc điểm và xu hướng nổi bật để phân tích.
Bước 1: Để nắm được xu hướng phân bổ số liệu theo từng năm, ta cần phải sử dụng chức năng định dạng có điều kiện bằng cách chỉ lựa chọn dữ liệu theo hàng mà thôi.
Bước 2: Bắt đầu với hàng đầu tiên: C3:K3
Chọn Conditional Formatting → Color Scales → Chọn bảng màu Đỏ-Vàng-Xanh lá.
Màu đỏ đại diện cho giá trị cao nhất, màu vàng đại diện cho giá trị nằm giữa, và màu xanh lá đại diện cho giá trị thấp nhất.
Biểu đồ nhiệt với các màu sắc
Bước 3: Mặc định ta có thể thấy rằng Excel thường sử dụng các màu tối, vì vậy khi bạn chọn định dạng cho tất cả các dòng thì bảng đồ nhiệt sẽ trở nên khá khó nhìn.
Vì vậy, hãy thử thay đổi một chút bằng cách đẩy màu sáng hơn và nhẹ nhàng hơn.
Chọn dải ô C3:K3 → Tìm đến phím Conditional Formatting → Manage Rules → Edit Rule.
Bước 4: Sau khi hoàn tất việc thiết lập màu sắc phù hợp, ta sẽ áp dụng định dạng có điều kiện cho toàn bộ tất cả các dòng.
Chọn lại dải ô C3:K3 → Nhấp đúp vào lựa chọn Format Painter. Tiếp đến bạn tìm đến từng dòng, bôi đậm và click chuột trái để áp dụng định dạng mới. Cứ thế cho đến dòng cuối cùng.
Lưu ý: Không nên lựa chọn toàn bộ dải ô cùng 1 lúc trong quá trình sao chép định dạng vì điều đó sẽ làm đảo lộn trật tự phép toán logic.
Bước 5: Ta sẽ thay đổi định dạng gộp một chút.
- Chọn toàn bộ dải ô và xóa đi đường kẻ viền.
- Click vào phần Thick Box Border và chỉ lựa chọn viền bao ngoài thôi.
- Bôi đậm toàn bộ các cột C:K → Đặt độ rộng của cột là 7.
- Bôi đậm các dòng từ 3 – 49 → Chọn độ cao của dòng là 25.
Thay đổi định dạng
Bước 6: Ta sẽ chỉnh sửa thêm một chút về font chữ cũng như kích cỡ chữ.
- Chọn dải ô B3:K49 → Tên font chữ → Chọn font là Bell MT (hoặc bất kỳ font chữ nào có nét thanh mảnh mà bạn thích) → Kích chữ để là 12.
- Chọn dải ô C3: K49 → Chọn Alignment → Căn lề giữa.
Sau khi hoàn tất, ta sẽ có một bảng đồ nhiệt hoàn chỉnh như sau:
Phân tích số liệu và lý giải nguyên nhân
- Kết quả 1: Dựa trên biểu đồ trên, ta có thể thấy rằng chi phí hoạt động kinh doanh của các cửa hàng dược phẩm và chăm sóc sức khỏe (Health and personal care stores) có xu hướng tăng lên dần đều (được bôi đậm màu đỏ).
Lý giải: Đây là ngành nghề kinh doanh bắt buộc phải chạy đua theo nhu cầu và xu thế của thị trường. Để tăng thị phần thì các công ty phải bỏ thêm nhiều tiền hơn qua từng năm cho các chi phí liên quan đến đăng ký quyền thương hiệu, thiết bị y tế và bồi dưỡng đào tạo.
- Kết quả 2: Chi phí hoạt động kinh doanh của dịch vụ cư trú và ăn uống (Accommodation and food services) có xu hướng tăng lên dần đều.
Lý giải: Thị trường khách sạn nhà nghỉ và nhà hàng đang ngày càng cạnh tranh gay gắt tại Mỹ. Phần lớn các khách sạn ngày nay đều hoạt động dựa trên chính sách khuyến mãi giảm giá cho khách hàng, từ đó gia tăng chi phí kinh doanh lên.
- Kết quả 3: Tất cả các lĩnh vực kinh doanh đều trải qua một giai đoạn phát triển khá kỳ lạ trong năm 2009. Phần lớn các chỉ số đều được tô đậm màu xanh lá.
Lý giải: Cuộc đại suy thoái tài chính 2007-2009 đã khiến nhiều doanh nghiệp phải cắt giảm chi tiêu, dẫn đến việc các chỉ số về chi phí kinh doanh được giảm xuống.
Phân tích kỹ càng hơn, ta có thể thấy rằng ngành kinh doanh nhu yếu phẩm và đồ gia dụng không hoàn toàn thể hiện màu xanh trên bảng đồ. Điều này là bởi các mặt hàng chủ yếu đều là các nhu yếu phẩm thiết yếu trong cuộc sống như thức ăn, quần áo và đồ gia dụng, vì vậy người tiêu dùng không vì lý do suy thoái mà ngừng mua các mặt hàng này.
Các khía cạnh khác của biểu đồ bảng đồ nhiệt
- Tạo bảng đồ nhiệt với chỉ màu sắc (không có số liệu hiển thị).
- Bước 1: Bôi đậm dải ô C3:K49 → Bấm tổ hợp phím Ctrl+1 để khởi động hộp thoại format cell.
- Bước 2: Dưới phần tab Number → Chọn Custom → Type → Nhập ba dấu chấm phẩy và vào “;;;” → Sau đó click OK.
- Vậy là xong. Bảng đồ nhiệt lúc này sẽ chỉ hiển thị màu sắc của ô tính và đến định số liệu. Biểu đồ kiểu này rất hiệu quả để hình dung ra đặc điểm thay đổi. Chẳng hạn ta có thể đặt màu xanh lá cho toàn bộ dữ liệu theo năm 2009 để thấy được tác động của cuộc suy thoái năm đó.
- Tạo biểu đồ nhiệt để hiện mức thay đổi mạnh nhất.
- Loại biểu đồ này sẽ thích hợp trong phân tích web và dùng để minh họa hành vi click chuột lựa chọn của người dùng khi lên mạng. Rất đơn giản, bạn chỉ cần quy định màu sắc cho các giá trị lớn nhất là đỏ, còn lại các giá trị thấp hơn sẽ là màu vàng là xong.
Biểu đồ nhiệt với tuần suất thay đổi
- Tạo biểu đồ nhiệt để hiện mức thay đổi yếu nhất.
- Loại biểu đồ này sẽ thích hợp trong việc phân tích chi phí hoạt động theo tháng. Tương tự như trên, bạn chỉ cần quy định màu sắc cho các giá trị nhỏ nhất là xanh, còn lại các giá trị cao hơn sẽ là màu vàng là xong.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo bảng đồ nhiệt trong Excel và cách phân tích số liệu hiệu quả. Qua bài viết này, hy vọng bạn sẽ có thêm kiến thức để áp dụng vào công việc của mình. Để có thêm nhiều thông tin bổ ích hơn, hãy truy cập vào website loigiaihay.edu.vn.