Trong quản lý dự án, việc xác định tiến độ thực hiện là một yếu tố quan trọng giúp cho các nhà quản lý có thể theo dõi và điều chỉnh kế hoạch một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng nhiệm vụ trong dự án thông qua hàm Workday trong Excel.
Để minh họa, giả sử một dự án gồm có 6 nhiệm vụ. Chúng ta đã biết ngày bắt đầu dự án là 04/03/2018 và có một số ngày nghỉ như sau:
- Ngày bắt đầu: 04/03/2018
- Số ngày thực hiện các nhiệm vụ tại ô D
- Lịch nghỉ: Nghỉ các ngày Chủ nhật trong tháng và nghỉ các ngày 30/04 và 01/05.
Yêu cầu: Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án theo từng nhiệm vụ, bao gồm cả các ngày nghỉ.
1. Danh Sách Ngày Nghỉ
Ngày nghỉ ở đây bao gồm:
- Ngày nghỉ tuần: Chỉ 1 ngày Chủ nhật
- Ngày nghỉ lễ: Có 2 ngày: 30/04 và 01/05.
Do đó, danh sách ngày nghỉ là:
Danh sách ngày nghỉ
2. Sử Dụng Hàm Workday Để Xác Định Ngày Bắt Đầu Và Ngày Kết Thúc Của Từng Nhiệm Vụ
Hàm Workday trong Excel gồm 2 hàm chính:
- WORKDAY: Tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, trong đó ngày nghỉ tuần là thứ Bảy và Chủ nhật (2 ngày).
- WORKDAY.INTL: Tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, có thể thay đổi theo ngày nghỉ tuần tùy chỉnh.
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng hàm WORKDAY.INTL để tính toán.
a. Cấu trúc Hàm WORKDAY.INTL
=WORKDAY.INTL(start_date, days, [weekend], [holidays])Trong đó:
- start_date: Ngày bắt đầu
- days: Số ngày làm việc
- weekend: Ngày nghỉ cuối tuần. Chọn một mã số quy định ngày nghỉ cuối tuần là ngày nào.
- holidays: Ngày nghỉ lễ. Chọn danh sách ngày lễ có thể ảnh hưởng đến việc tính ngày làm việc.
b. Cách Sử Dụng Hàm WORKDAY.INTL
Tại ô E2, sử dụng hàm Workday.INTL cho kết quả như sau:
Trong đó:
- Start_date: Ngày bắt đầu là ngày tại ô C2
- Days: Số ngày làm việc là số ngày tương ứng tại ô D2
- Weekend: Số 11 được quy định là Chỉ nghỉ ngày Chủ nhật
- Holidays: Danh sách ngày lễ ở ô C10, C11
Kết quả cho ngày 10/03/2018 (từ ngày 04/03 đến 10/03 có 7 ngày, trong đó ngày 04/03 là ngày Chủ nhật).
c. Xác Định Những Ngày Còn Lại
Ngày bắt đầu của Nhiệm vụ thứ 2 sẽ là tiếp sau ngày cuối cùng của Nhiệm vụ thứ nhất. Do đó, tại ô C3 nhập công thức như sau:
C3=E2+1Ngày kết thúc của Nhiệm vụ thứ 2 tại ô E3 cũng áp dụng tương tự công thức giống như ở E2, chỉ cần copy công thức từ E2 xuống E3.
Tương tự, áp dụng cho các Nhiệm vụ tiếp theo đến hết, chúng ta sẽ có kết quả như sau:
Kết quả xác định ngày kết thúc
Như vậy, chúng ta đã xác định được tiến độ thực hiện của từng nhiệm vụ trong một dự án căn cứ vào số ngày làm việc tiêu chuẩn.
Để nâng cao kiến thức về Excel và ứng dụng Excel vào quản lý dự án, bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản đến chuyên gia của hệ thống Học Excel Online. Khóa học này sẽ giúp bạn nắm vững các hàm, các công cụ trong Excel, ứng dụng Conditional formatting trong việc tạo gantt chart quản lý tiến độ dự án. Chi tiết khóa học xem tại: Học Excel Online