Trong công việc quản lý KPI (Key Performance Indicator), việc theo dõi tiến độ công việc là rất quan trọng. Để có cái nhìn tổng quát và trực quan hơn, chúng ta thường sử dụng biểu đồ. Vậy cách vẽ biểu đồ cho việc này như thế nào? Để đạt được mục tiêu cuối cùng là hoàn thành biểu đồ, chúng ta cần thực hiện theo hai bước cơ bản dưới đây.
Bước 1: Lập Báo Cáo % Tiến Độ Thực Hiện Công Việc Bằng PivotTable
Mục đích của bước này là tạo báo cáo theo tỷ lệ phần trăm thực hiện công việc bằng cách sử dụng PivotTable. Cách làm khá đơn giản:
- Chọn bảng dữ liệu mà bạn đã chuẩn bị trước đó.
- Chọn tab Insert, sau đó chọn PivotTable. Có thể đặt bảng PivotTable trên một sheet mới.
Cấu Hình PivotTable
Sau khi PivotTable được tạo ra, bạn cần kéo và thả các trường dữ liệu vào các khu vực phù hợp:
- Chi nhánh vào khu vực Rows
- Nhân viên vào khu vực Filter
- Doanh thu vào khu vực Values
Kết quả sẽ được thể hiện như hình dưới đây:
Báo cáo doanh thu nhân viên theo khu vực
Sau khi lọc nhân viên tại ô B1, chúng ta sẽ nhận được kết quả là tổng doanh thu theo từng chi nhánh của nhân viên đó.
Bước 2: Tính Doanh Thu Kế Hoạch
Để so sánh giữa kế hoạch và thực hiện, chúng ta cần lấy ra dữ liệu từ số kế hoạch và đưa vào vị trí cột bên cạnh cột Tổng doanh thu (cột C).
Cách Tính Doanh Thu
Trong trường hợp này, có hai cách để thực hiện:
- Cách 1: Sử dụng công thức tính tổng theo nhiều điều kiện (ví dụ:
SUMPRODUCT). Bởi vì tên các nhân viên không trùng nhau, mỗi nhân viên tại một chi nhánh chỉ có một kết quả nên kết quả tính tổng sẽ tương ứng với kết quả tạo bởi công thức tham chiếu. - Cách 2: Sử dụng công thức tham chiếu (ví dụ:
VLOOKUP). Trong đó, bạn cần phải tùy biến vị trí cột kết quả theo tên của Khu vực.
Ví dụ tại cột C sử dụng công thức SUMPRODUCT, còn cột D sử dụng công thức VLOOKUP kết hợp MATCH như sau:
- C4 =
SUMPRODUCT(($B$1='Chỉ tiêu'!$A$2:$A$5)*($A4='Chỉ tiêu'!$B$1:$D$1)*('Chỉ tiêu'!$B$2:$D$5)) - D4 =
VLOOKUP($B$1,'Chỉ tiêu'!$A$1:$D$5,MATCH($A4,'Chỉ tiêu'!$A$1:$D$1,0),0)
Kết quả thu được sẽ giúp bạn thấy rằng dù sử dụng công thức nào thì vẫn ra đúng kết quả.
Chuyển Đổi Kết Quả Tính Hình Thực Hiện / Kế Hoạch Thành %
Để có thể biểu diễn thực hiện qua biểu đồ hình tròn, ta cần chuyển đổi dữ liệu thành tỷ lệ %.
Cách tính như sau:
- % thực hiện = số thực hiện / Số kế hoạch
- % chưa thực hiện = 1 – % thực hiện
Kết quả nhận được sẽ giống như sau (sử dụng một trong hai kết quả ở cột C hoặc D).
Tính phần trăm thực hiện kế hoạch
Lưu Ý Quan Trọng:
Nếu bạn viết trực tiếp chữ B4 thay vì bấm chọn địa chỉ ô B4, việc này sẽ sinh ra một dòng lệnh khá dài. Thay vì thế, bạn có thể viết một dòng lệnh ngắn hơn là B4/C4.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành phần xử lý dữ liệu.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ thể hiện tình hình thực hiện kế hoạch theo KPI hình tròn.
Bạn có gặp khó khăn trong việc sử dụng các hàm của Excel không? Muốn hiểu rõ về các hàm trong Excel, sử dụng tốt các công cụ của Excel, bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm của hệ thống Học Excel Online. Trong khóa học này, bạn sẽ được học các kiến thức và cách viết các hàm từ cơ bản đến nâng cao, cách sử dụng các công cụ trong Excel, sử dụng PivotTable, vẽ biểu đồ… rất nhiều kiến thức hữu ích và cần thiết trong công việc hàng ngày.