Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc báo cáo dữ liệu đã trở thành một phần thiết yếu trong công việc hàng ngày của chúng ta. Thay vì mất nhiều thời gian cho việc thiết lập báo cáo bằng các công thức phức tạp, tại sao chúng ta không thử sử dụng một công cụ mạnh mẽ như Pivot Table trên Excel để hoàn thành công việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn? Hãy cùng tìm hiểu cách lập báo cáo theo nhiều điều kiện bằng Pivot Table nhé.
Khi lập báo cáo dựa trên nhiều tiêu chí, chúng ta thường nghĩ đến việc xây dựng một cấu trúc báo cáo phức tạp, điều này có thể làm cho quá trình báo cáo trở nên khó khăn. Vậy nên, chúng ta sẽ cùng xem xét ba cấu trúc báo cáo tổng hợp theo ba mức điều kiện khác nhau.
Phân Tích Yêu Cầu Và Định Hình Cấu Trúc Báo Cáo
Khi thực hiện báo cáo trên Pivot Table, không chỉ cần nắm rõ yêu cầu báo cáo mà còn cần phân tích kỹ lưỡng các tiêu chí. Việc phân tích yêu cầu sẽ giúp chúng ta xác định được mục tiêu của báo cáo và các đối tượng liên quan.
Xét Các Đối Tượng Có Liên Quan Đến Báo Cáo:
- Báo cáo theo mã hiệu: liên quan đến cột mã hiệu, lọc ra các mã hiệu của khách hàng là Doanh nghiệp
- Báo cáo theo khách hàng là doanh nghiệp: trong cột Khách hàng, chỉ xét các đối tượng là Doanh nghiệp
- Báo cáo theo chương trình tiết kiệm: trong cột Chương trình, chỉ xét các đối tượng là Tiết kiệm
- Báo cáo theo chi nhánh 2: trong cột Chi nhánh, chỉ xét các đối tượng là CN2
- Kết quả cần tính toán: báo cáo là Số tiền
Xác Định Mối Quan Hệ Giữa Các Đối Tượng
Việc xác định mối quan hệ giữa các đối tượng sẽ giúp chúng ta xây dựng được bố cục của báo cáo.
- Mã hiệu và Khách hàng: Hai trường dữ liệu này có liên quan với nhau. Trong trường hợp này, Khách hàng là đối tượng tổng quát, theo nhóm, Mã hiệu là đối tượng chi tiết, theo từng mã.
- Chương trình: Chương trình không phụ thuộc vào đối tượng nào, do đó sẽ nằm trên một mục (một chiều báo cáo).
- Chi nhánh: Đối tượng này cũng đóng vai trò độc lập, nên có thể đặt ở chiều thứ ba của báo cáo.
- Số tiền: Đây là kết quả cần tính của báo cáo. Kết quả sẽ xác định tại vị trí giao điểm của các chiều báo cáo.
Các Bước Sử Dụng Pivot Table Để Lập Báo Cáo
Trong bài tập này, chúng ta sẽ thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách nhấn vào một vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu, sau đó nhấn phím Ctrl + * (phím ctrl và phím dấu sao).
Bước 2: Trong thẻ Insert, chọn Pivot Table. Chọn nơi đặt Pivot Table là một sheet mới (Chọn New Worksheet).
Bước 3: Xác định các thành phần trong báo cáo bằng Pivot Table
Để thực hiện bước này, chúng ta phải căn cứ vào các yêu cầu của báo cáo:
- Tổng mã hiệu của khách hàng là khách lẻ => Trong Rows đặt 2 trường Mã hiệu và Khách hàng
- Chương trình là Tiết kiệm => Trong Columns đặt trường Chương trình
- Chi nhánh 2 => Trong Filters đặt trường Chi nhánh
- Kết quả báo cáo là số tiền => Trong Values đặt trường Số tiền.
Kết quả báo cáo sẽ hiển thị như sau:
Kết quả báo cáo bằng Pivot Table
Sau khi tạo ra Pivot Table, chúng ta thực hiện lọc các đối tượng của báo cáo để phù hợp với yêu cầu báo cáo:
- Chi nhánh: Chọn chi nhánh 2
- Khách hàng: Chọn Doanh nghiệp
- Chương trình: Chọn Tiết kiệm
Kết quả sẽ hiển thị như sau:
Lọc kết quả báo cáo Pivot Table
Như vậy chỉ với một vài thao tác kéo thả và lọc đối tượng, chúng ta đã có thể hoàn thành báo cáo một cách nhanh chóng và tiện lợi. Chính vì vậy, Pivot Table trở thành một công cụ rất hữu ích trong việc lập báo cáo trên Excel.
Kết Luận
Việc lập báo cáo qua Pivot Table không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang đến hiệu quả cao trong công việc. Bằng cách xác định rõ yêu cầu và thực hiện các bước như trên, bạn sẽ có được những báo cáo hoàn chỉnh và chính xác nhất. Hãy truy cập trang web loigiaihay.edu.vn để tìm hiểu thêm những kiến thức bổ ích về Office và Excel!