Định dạng dữ liệu theo icon là một tính năng thú vị trong Excel, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và cảnh báo dữ liệu chỉ bằng cách nhìn qua bảng tính. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá hai cách tự động định dạng dữ liệu theo icon trong Excel một cách chi tiết.
Hướng dẫn định dạng dữ liệu theo icon trong Excel
Xem Nhanh
- Cách 1: Sử dụng Conditional Formatting
- Cách 2: Sử dụng Format Cells / Custom Format
Cách 1: Sử Dụng Conditional Formatting
Conditional Formatting là công cụ cơ bản nhất để tự động định dạng dữ liệu theo điều kiện. Nó cho phép người dùng tự động hóa định dạng dựa trên các điều kiện cụ thể. Trong Conditional Formatting có tính năng định dạng theo icon. Các bước thực hiện như sau:
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng (thường là các dữ liệu dạng Number).
- Vào tab Home > chọn chức năng Conditional Formatting > chọn Icon Sets phù hợp.
- Thiết lập điều kiện trong Icon Sets.
Thiết lập Conditional Formatting cho icon
Ví dụ:
- Bộ icon gồm các biểu tượng: X, !, và V.
- Biểu tượng V xuất hiện khi giá trị >= 50000.
- Biểu tượng ! xuất hiện khi giá trị = 1.
- Biểu tượng X cho các giá trị còn lại (dưới 1).
Cách 2: Sử Dụng Format Cells / Custom Format
Ngoài phương pháp trên, người dùng cũng có thể tạo icon chỉ với việc định dạng trong Format Cells, mặc dù cách này có phần phức tạp hơn. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Xét các điều kiện định dạng
Bạn cần xác định các điều kiện cho việc định dạng:
- Điều kiện 1: Giá trị >= 50000
- Điều kiện 2: Giá trị = 1
- Điều kiện 3: Giá trị < 1
Công thức để xác định điều kiện:
IF(G2>=50000,1,IF(AND(G2=1),-1,0))Kết quả sẽ cho thấy một trong ba giá trị trên.
Kết quả công thức IF trong Excel
Bước 2: Chèn Icon
Để tạo icon, bạn cần vào tab Insert/Symbol và thực hiện như sau:
Chèn icon vào Excel
- Chọn font là Arial.
- Chọn subset là Geometric Shapes.
Sau đó, chèn ba icon vào ô bạn chọn.
Bước 3: Tùy chỉnh định dạng
Khi thiết lập định dạng xong, Excel sẽ tự động lưu trong các thiết lập định dạng Custom. Bạn có thể áp dụng định dạng này cho nhiều ô khác.
Tùy chỉnh định dạng trong Excel
Ngoài ra, bạn có thể tô màu cho các icon để việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Cách thực hiện như sau:
Trong Format Cells, bạn có thể thêm các từ khóa biểu diễn màu sắc kèm theo các icon.
Tô màu cho icon
Kết quả cuối cùng của các icon sẽ được tô màu như hình dưới đây:
Kết quả màu sắc cho icon trong Excel
Như vậy, việc sử dụng icon trong Excel không chỉ giúp bạn thao tác hiệu quả mà còn làm cho bảng tính trở nên trực quan và dễ hiểu hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng Conditional Formatting và Custom Format, hãy tham khảo các bài viết chi tiết liên quan dưới đây:
- Hướng dẫn định dạng có điều kiện trong Excel 2010, 2013 và 2016
- Công thức Excel để định dạng có điều kiện dựa trên giá trị ô khác
- Định dạng dữ liệu sử dụng Custom Format
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia Khóa học Excel từ cơ bản đến nâng cao dành cho người đi làm để nâng cao kỹ năng của mình trong Excel.