Trong công việc kế toán, việc quản lý và sử dụng bảng danh sách tài khoản kế toán là điều rất cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách thức lọc ra danh sách tài khoản tổng hợp từ bảng danh sách tài khoản đã có sẵn, giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc quản lý và sử dụng thông tin.
Giới thiệu về danh sách tài khoản kế toán
Bảng danh sách tài khoản kế toán thường chứa nhiều cấp bậc tài khoản khác nhau như tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3… Việc này có thể khiến người dùng gặp khó khăn khi muốn tìm kiếm hoặc phân tích thông tin. Nhằm giúp đơn giản hóa quá trình này, Excel cung cấp các công cụ hữu ích để lọc và tách riêng các tài khoản mà bạn đang cần.
Hướng dẫn sử dụng Excel để quản lý tài khoản
Cách lọc danh sách tài khoản tổng hợp
Để có thể dễ dàng lọc ra danh sách tài khoản tổng hợp từ bảng danh sách tài khoản hiện có, chúng ta sẽ đi qua các bước cụ thể dưới đây.
Bước 1: Phân biệt tài khoản nào là tài khoản tổng hợp
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ tài khoản tổng hợp là gì và cách đánh dấu các tài khoản trong bảng tính của bạn. Các tài khoản tổng hợp thường chỉ có 3 ký tự. Để xác minh điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEN() trong Excel để kiểm tra độ dài ký tự của các tài khoản trong cột A.
Hàm LEN() được sử dụng như sau:
=LEN(A1)Sau khi sử dụng hàm này và kéo xuống dưới toàn bộ danh sách, bạn sẽ thấy kết quả trả về cho biết độ dài từng tài khoản.
Bước 2: Sử dụng Filter để lọc ra những tài khoản tổng hợp
Trong tab Data, bạn hãy chọn Filter để áp dụng bộ lọc cho bảng danh sách tài khoản.
Tại ô Lọc (C2), bạn nhấn vào nút lọc và trong danh sách hiện lên, hãy bỏ chọn tất cả các giá trị, sau đó chỉ chọn giá trị là 3.
Kết quả sau khi thực hiện thao tác lọc sẽ như sau:
Kết quả sau khi lọc tài khoản tổng hợp
Bước 3: Sao chép danh sách tài khoản đã lọc
Tại cột A, bạn sao chép toàn bộ kết quả sau khi đã lọc ở bước 2.
Mở một sheet mới, tại sheet đó bạn nhấn chuột phải vào một ô bất kỳ và chọn Paste Special.
Trong cửa sổ Paste Special, hãy chọn Values và nhấn OK.
Sao chép danh sách tài khoản
Bước 4: Hoàn thiện thao tác
Cuối cùng, bạn cần trả lại định dạng ban đầu cho sheet danh sách tài khoản.
Tại danh sách tài khoản mới, ở cột Lọc, bạn nhấn nút lọc và chọn Select All (hoặc có thể bấm lại mục Data Filter để bỏ bỏ lọc).
Sử dụng Data Validation để tạo danh sách chọn lọc
Tại sheet vừa paste danh sách tài khoản tổng hợp, bạn có thể sử dụng chức năng Data Validation để tạo danh sách chọn tài khoản như sau:
Hướng dẫn tạo danh sách chọn tài khoản
Vậy là ở ô F1, bạn đã có thể chọn bất kỳ tài khoản nào trong danh sách tài khoản tổng hợp mà bạn đã tạo.
Kết luận
Bài viết đã hướng dẫn bạn cách lọc danh sách tài khoản tổng hợp trong bảng danh sách tài khoản kế toán một cách hiệu quả và dễ hiểu. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn trong công việc quản lý và sử dụng Excel.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại câu hỏi dưới bài viết này để được giải đáp. Đừng quên ghé thăm loigiaihay.edu.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích khác về Excel và các chủ đề liên quan!