Khi làm việc với một cơ sở dữ liệu, việc tạo các truy vấn (query) hiệu quả là rất quan trọng để quản lý và tìm kiếm thông tin. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách tạo một truy vấn dạng đa bảng trong Access 2016. Bài hướng dẫn sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước cần thiết để thực hiện việc này một cách hiệu quả nhất.
Trước khi bắt đầu tạo query, bạn cần thực hiện những bước chuẩn bị nhất định để đảm bảo kết quả đạt được là chính xác và hữu ích.
Các bước cần thực hiện trước khi tạo query
Trước khi bạn tạo lập một truy vấn mới, có bốn bước chính sau đây bạn cần thực hiện:
- Xác định rõ thông tin cần tìm: Bạn cần biết chính xác thông tin nào bạn đang tìm kiếm từ cơ sở dữ liệu. Việc xác định câu hỏi cần trả lời sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về nội dung cần thiết cho query.
- Chọn loại thông tin sẽ xuất hiện trong kết quả: Bạn cần biết rõ thông tin nào cần được đưa vào kết quả truy vấn. Điều này bao gồm việc lựa chọn các trường dữ liệu cụ thể mà bạn muốn hiển thị.
- Xác định vị trí của các bảng chứa thông tin: Bạn cần biết các bảng dữ liệu nào chứa các thông tin mà bạn đang tìm kiếm. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kết hợp các bảng khi thiết lập query.
- Định nghĩa các tiêu chí ràng buộc cho query: Bạn cần thiết lập rõ ràng các tiêu chí ràng buộc để truy vấn có thể lọc và trả về những thông tin chính xác mà bạn cần.
Ví dụ minh họa
Chúng ta sẽ sử dụng ví dụ minh họa về việc tìm kiếm khách hàng đã đặt hàng tại một tiệm bánh. Ở đây, ta cần xác định:
- Ai là khách hàng sống trong khu vực thành phố, ở ngoại ô nhưng đã từng đặt hàng tại tiệm bánh của chúng ta?
- Thông tin cụ thể cần thu thập từ cơ sở dữ liệu khách hàng và đơn hàng.
Bước 1: Xác định câu hỏi cần hỏi
Trước tiên, bạn cần xác định chính xác câu hỏi mà bạn cần tìm lời giải. Ví dụ, bạn có thể đặt ra câu hỏi: “Ai là khách hàng hiện đang sống trong khu vực thành phố, ở ngoại ô nhưng đã từng đặt hàng tại tiệm bánh của chúng ta?”.
Bước 2: Xác định thông tin cần tìm
Bạn cần thu thập thông tin nào để có thể trả lời câu hỏi trên? Một số thông tin cần thiết có thể bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và địa chỉ email của khách hàng.
Bước 3: Xác định vị trí bảng dữ liệu chứa thông tin cần tìm
Để tạo lập query, bạn cần quen thuộc với các bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình. Ví dụ, thông tin về khách hàng thường được lưu trữ trong bảng “Customers” và thông tin đơn hàng trong bảng “Orders”. Bạn cần xác định đúng hai bảng này để tiến hành liên kết.
Bước 4: Thiết lập các tiêu chí ràng buộc cho query
Khi thiết lập các tiêu chí ràng buộc, bạn cần xác định rằng bạn chỉ muốn tìm kiếm các khách hàng không sống trong trung tâm thành phố Raleigh. Bạn cũng không cần quan tâm đến những khách hàng sống xa. Bạn có thể chỉ tìm kiếm những khách hàng có số điện thoại bắt đầu bằng mã vùng 919.
Lưu ý quan trọng
Để viết một query đúng, bạn cần thiết lập các tiêu chí phù hợp với ngôn ngữ soạn thảo của Access. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm kiếm các số điện thoại khách hàng bắt đầu bằng 919, bạn cần viết như sau: Like(“919*”).
Cách tạo lập một query dạng đa bảng
Bước 1: Chọn lệnh Query Design
Hãy vào tab “Create” trên thanh công cụ và chọn “Query Design”.
Bước 2: Thêm bảng dữ liệu
Trong hộp thoại xuất hiện, chọn các bảng dữ liệu mà bạn muốn thêm vào query. Sau đó click “Add”. Bạn có thể giữ phím “Ctrl” để chọn nhiều bảng cùng lúc. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thêm bảng “Customers” và bảng “Orders”.
Bước 3: Đóng hộp thoại
Sau khi thêm xong các bảng, bạn click “Close” để đóng hộp thoại.
Bước 4: Xác lập các tiêu chí ràng buộc
Click chuột vào mũi tên giữa các bảng ở trong màn hình Object Relationship để thiết lập chiều kết hợp.
Bước 5: Thêm tên các trường dữ liệu
Trong cửa sổ làm việc với bảng dữ liệu, click vào tên từng trường mà bạn muốn xuất hiện trong query.
Bước 6: Thiết lập tiêu chí ràng buộc
Điền các tiêu chí ràng buộc vào từng trường tương ứng trong query của bạn như: “Not in (“Raleigh”)” trong trường “City” và “Like (“919*”)” trong trường “Phone Number”.
Bước 7: Chạy query
Sau khi hoàn thành các bước thiết lập, hãy chạy query bằng cách click vào lệnh “Run” trên thanh công cụ.
Bước 8: Lưu lại query
Kết quả của query sẽ được hiển thị trong cửa sổ Datasheet. Bạn có thể lưu lại query bằng lệnh “Save” trong menu truy cập nhanh. Khi được hỏi về tên, hãy đặt tên cho query của bạn và bấm OK để hoàn tất.
Kết luận
Việc tạo lập một query đa bảng trong Access 2016 là một quy trình cần thiết để bạn quản lý và khai thác thông tin hiệu quả. Bằng cách thực hiện theo các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ có thể nhanh chóng và chính xác tìm kiếm thông tin từ cơ sở dữ liệu của mình. Hãy truy cập loigiaihay.edu.vn để tìm kiếm thêm nhiều bài viết hữu ích về cách sử dụng Access và các công cụ khác trong quản lý dữ liệu!