Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc lập báo cáo bán hàng chính xác và hiệu quả là vô cùng cần thiết để đưa ra quyết định chiến lược. Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất hỗ trợ cho quá trình này chính là Pivot Table trong Excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Pivot Table để lập báo cáo về 10 sản phẩm bán chạy nhất, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh.
1. Mẫu Bảng Thống Kê Bán Hàng
Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị một mẫu bảng dữ liệu bán hàng như sau:
Bảng thống kê bán hàng
Bảng dữ liệu này chứa thông tin về sản phẩm, số lượng đã bán, và thời gian bán hàng. Hãy đảm bảo rằng mọi thông tin trong bảng đều chính xác và không có lỗi sai số liệu nào.
2. Sử Dụng Pivot Table Để Lập Báo Cáo
Để lập báo cáo với yêu cầu tìm ra 10 sản phẩm có số lượng bán lớn nhất, bạn sẽ phải thực hiện các bước sau:
- Xác định vùng dữ liệu cần báo cáo: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu từ A1:E31 (có thể mở rộng hơn nếu cần thêm dữ liệu).
- Tạo Pivot Table: Trên thanh công cụ Insert, chọn mục Pivot Table.
Tạo Pivot Table
- Chọn vị trí đặt báo cáo: Trong cửa sổ tạo PivotTable, hãy chọn nơi bạn muốn đặt báo cáo. Ví dụ, nếu bạn chọn đặt báo cáo trong cùng một sheet tại ô H1, hãy làm theo hướng dẫn.
- Thêm trường dữ liệu vào Pivot Table: Trong vùng PivotTable Fields, kéo trường Mã SP vào phần Rows và trường Số lượng vào phần Values. Kết quả sẽ được hiển thị tại cột H và cột I như hình sau:
Lập báo cáo số lượng bán theo sản phẩm
3. Lọc và Sắp Xếp Nội Dung Trong Báo Cáo
Để làm sạch và tối ưu hóa báo cáo, bạn cần thực hiện các yêu cầu sau:
- Top 10 sản phẩm bán chạy nhất: Chỉ báo cáo cho 10 sản phẩm.
- Sắp xếp theo thứ tự giảm dần: Sắp xếp dữ liệu từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
a. Lọc Top 10
Trong cột H (ô H1), tại vị trí nút lọc, chọn Value Filter và sau đó chọn Top 10.
Lọc Pivot Table Top 10
Kết quả sau khi lọc Top 10 sẽ hiển thị như sau:
Kết quả lọc Top 10
b. Sắp Xếp Thứ Tự Giảm Dần
Để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần, nhấn chuột phải vào vị trí bất kỳ trong cột tổng số lượng rồi chọn Sort > Sort Largest to Smallest.
Sắp xếp giảm dần
Kết quả sau khi sắp xếp sẽ như sau:
Kết quả sắp xếp giảm dần
Và đó chính là kết quả cuối cùng của báo cáo mà chúng ta cần đạt được.
4. Nâng Cao Với Pivot Table
Pivot Table không chỉ hữu ích trong việc lập báo cáo mà còn hỗ trợ bạn phân tích và trực quan hóa dữ liệu một cách hiệu quả. Để có thể sử dụng Pivot Table tốt hơn, bạn cần nắm rõ các thao tác và ứng dụng của nó. Đặc biệt, bạn cũng cần phải hiểu rõ cấu trúc dữ liệu, cách sử dụng các hàm trong Excel, để từ đó có thể tự tin tổ chức và lập báo cáo cho bất kỳ công việc nào.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về kiến thức Excel từ cơ bản đến nâng cao, hãy tham gia khóa học tại loigiaihay.edu.vn.