Trong thế giới ngày nay, việc phân tích dữ liệu là cực kỳ quan trọng, đặc biệt là khi bạn muốn tạo ra những báo cáo rõ ràng và dễ hiểu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách lập báo cáo tỷ lệ phần trăm trong Excel thông qua công cụ Pivot Table. Để đơn giản hóa quá trình này, chúng tôi sẽ sử dụng file mẫu mà bạn đã sẵn có để thực hành.
1. Lập báo cáo bằng Pivot Table để đạt kết quả
Khác với việc lập báo cáo bằng hàm, khi sử dụng Pivot Table, bạn không cần phải xây dựng mô hình báo cáo phức tạp. Chỉ cần bạn đã có một bảng dữ liệu rõ ràng, việc tạo báo cáo trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau:
- Mở bảng dữ liệu mà bạn muốn phân tích.
- Chọn Insert > Pivot Table.
Sau khi nhấn OK, một hộp thoại sẽ hiện ra, cho phép bạn xác định vị trí mà Pivot Table sẽ xuất hiện. Bạn có thể để nó nằm ngay tại sheet chứa dữ liệu để thuận tiện.
Tạo Pivot Table trong Excel
Tiếp theo, bạn sẽ được đưa đến giao diện thiết lập Pivot Table. Tại đây, bạn cần kéo các trường dữ liệu vào đúng vị trí trong bảng PivotTable Fields như sau:
- Rows: Đưa trường bạn muốn phân tích vào đây.
- Columns: Trường này dùng để phân loại dữ liệu.
- Values: Đây sẽ là nơi chứa các giá trị cần tính toán. Trong trường hợp này, bạn cần chọn kiểu tính COUNT để đếm số liệu.
Thiết lập các trường trong Pivot Table
Nếu bạn không chắc chắn cách tạo và thiết lập trong Pivot Table, hãy tham khảo bài viết: Khởi đầu với Pivot Table trong Excel.
Kết quả thu được sẽ tương tự như dạng báo cáo sử dụng hàm COUNTIFS. Mọi thứ đều theo dõi chính xác và bạn có thể dễ dàng điều chỉnh kích thước của các cột để trình bày báo cáo một cách đẹp mắt hơn.
2. Thiết lập Pivot Table để tính dữ liệu dạng %
Việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng số sang dạng phần trăm trong Pivot Table là một quá trình rất đơn giản. Bạn chỉ cần xác định kết quả cần tính như sau:
- Nhấp chuột phải vào trường mà bạn muốn tính toán (ví dụ: Count of Xếp loại).
- Chọn Value Field Settings.
Cài đặt giá trị trường trong Pivot Table
Tại hộp thoại Value Field Settings, bạn cần chọn Summarize Values by = Count và Show Values As = % of Row Total, như hình minh họa dưới đây:
Kết quả thu được sẽ là một bảng báo cáo tỷ lệ phần trăm rất dễ hiểu:
Báo cáo tỷ lệ phần trăm trong Pivot Table
Đây chính là dạng báo cáo mà chúng ta cần. Kết quả nhận được rất giống với báo cáo bằng hàm COUNTIFS khi kết hợp với phép tính ra tỷ lệ %, nhưng với Pivot Table, bạn chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản mà không cần phải tính toán thủ công.
Kết luận
Bằng cách sử dụng Pivot Table, bạn đã có thể dễ dàng lập báo cáo tỷ lệ phần trăm từ dữ liệu có sẵn mà không cần phải viết nhiều công thức phức tạp. Công cụ này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc phân tích dữ liệu. Nếu bạn cần thêm thông tin và kiến thức về Excel, hãy truy cập loigiaihay.edu.vn để tìm hiểu thêm nhiều nội dung hữu ích khác.