Cách điền dữ liệu vào ô trống trong Excel

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách điền dữ liệu vào các ô trống trong trang tính Excel một cách hiệu quả. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chính xác của dữ liệu trong bảng tính.

Cách chọn nhiều ô trống trong trang tính Excel

Khi làm việc với dữ liệu lớn trong Excel, việc xác định và chọn các ô trống rất quan trọng. Bắt đầu bằng cách thực hiện các bước sau:

Chọn các cột và hàng chứa ô trống cần điền.
Chọn các cột hoặc hàng chứa ô trống cần điền
Nhấn Ctrl + G hoặc F5 để mở hộp thoại Go To.
Nhấp vào nút Special.
Nhấn Ctrl + G hoặc F5 để hiển thị hộp thoại Go To

Chú ý: Nếu bạn không sử dụng phím tắt, hãy đến nhóm Editing tại thẻ HOME và chọn lệnh Go To Special từ danh sách tùy chọn Find & Select. Hộp thoại tương tự sẽ xuất hiện trên màn hình.

Chọn Go To Special để hiển thị hộp thoại Go To Special

Lệnh Go To Special cho phép bạn chọn kiểu ô khác nhau như ô chứa công thức, hàng số, ô trống…

Đánh dấu chọn Blanks và nhấn OK.
Chọn Blanks để chỉ chọn các ô trống

Khi thực hiện xong, tất cả các ô trống trong vùng dữ liệu đã chọn sẽ được làm nổi bật.

Các ô trống trở nên nổi bật

Công thức Excel để điền giá trị vào ô trống

Sau khi đã chọn các ô trống, bạn có thể nhanh chóng điền giá trị vào các ô này bằng cách thực hiện một trong các cách dưới đây:

Điền giá trị từ ô trên/dưới vào ô trống.
- Chọn tất cả ô trống.
- Nhấn F2 hoặc đặt con trỏ lên thanh công thức để nhập công thức vào ô tính. Ví dụ, trong hình dưới đây, chúng ta chọn ô C4.
- Nhập dấu “=”.
- Trỏ con trỏ vào ô trên/dưới bằng phím mũi tên lên hoặc xuống, hoặc nhấp chuột vào ô đó.
Nhập dấu “=” và chỉ định ô trên để hiển thị công thức trong ô trống

Công thức (=C3) hiển thị trong ô tính C4 sẽ lấy giá trị của ô C3 làm kết quả.
Nhấn Ctrl + Enter để sao chép công thức vào tất cả ô đã chọn.
Nhấn Ctrl + Enter để điền công thức vào tất cả ô đã chọn

Chú ý: Nên đảm bảo rằng tất cả các ô tính trống trong bảng đều được nhập công thức. Nếu bạn muốn giữ giá trị tĩnh trong bảng, tốt nhất là thay đổi công thức thành giá trị thật. Hoặc, bạn có thể áp dụng cách sắp xếp (Sort) hoặc cập nhật thông tin cho bảng.

Điền vào ô trống giá trị “0” hoặc một giá trị cụ thể khác

Phương pháp 1

Chọn các ô trống trong bảng.
Nhấn F2 để nhập giá trị vào một ô bất kỳ.
Nhấn F2 để nhập giá trị vào ô hoạt động trong vùng đã chọn
Nhập số hoặc nội dung mà bạn muốn điền vào ô.
Nhấn Ctrl + Enter để áp dụng giá trị cho tất cả ô trống.
Nhấn Ctrl + Enter để sao chép giá trị đã nhập từ ô đang hoạt động vào tất cả ô trống

Kết quả là tất cả các ô trống đều được điền bằng giá trị bạn vừa nhập.

Phương pháp 2

Chọn vùng dữ liệu chứa các ô trống.
Chọn vùng dữ liệu chứa các ô trống
Nhấn Ctrl + H, hộp thoại Find & Replace** sẽ xuất hiện.
Chuyển đến thẻ Replace trong hộp thoại này.
Để trống ô Find what: và nhập giá trị cần thiết vào ô Replace with:**
Nhập giá trị vào ô Replace with để điền vào ô trống
Nhấp vào Replace All.

Kết quả là giá trị bạn đã nhập trong ô Replace with: sẽ được tự động điền vào các ô trống.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi Hocexcel Online.

Để tìm hiểu thêm về Excel, bạn có thể tham khảo khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia từ Hocexcel Online, nơi cung cấp hệ thống kiến thức chi tiết và đầy đủ cho mọi người, với thời gian học linh hoạt.

blog